For kulturkontakter

DKS-portalen er et felles administrasjons- og kommunikasjonsverktøy for DKS-planleggere i fylker og kommuner, kommunekontakter, kulturkontakter og utøvere som jobber i og med Den kulturelle skolesekken.

DKS-portalen vil være en viktig del av ditt arbeid som kulturkontakt.   Innlogget i DKS-portalen kan kulturkontakten:

• Redigere skolens kontaktinformasjon 
• Oppdatere klasser/ trinn, avklares med DKS-planlegger
• Legge inn skolens skolerute og fridager 
• Registrere ringetider/timeplan  
• Legge inn informasjon om arenaer på skolen 
• Se skolens “kulturkalender” med skolens totale DKS-program
• Lese mer om de enkelte produksjonene i DKS-programmet 
• Kommunisere med DKS-planleggere i forbindelse med et arrangement  
• Melde klasser ved skolen på valgfrie produksjoner der det er aktuelt
• Få tilgang til tilbakemeldingsskjemaer   

Alle elever og lærere må få informasjon om besøkene i god tid. Legg gjerne ut lenke med aktuell informasjon på fellessider og på e-post til alle de aktuelle lærerne.

Minn kontaktlærerne på at de bør skrive om arrangementene på informasjonene hjem. Be dem bruke «Den kulturelle skolesekken» som begrep. Forslag til tekst er utarbeidet til hver produksjon og finnes på våre hjemmesider. 

Under «Nyttig informasjon» under hver DKS-produksjon på dks.no vil du finne teknisk og praktisk informasjon som er viktig for gjennomføringen av de ulike arrangementene.

• Reserver egnet rom og sjekk eventuelt teknisk utstyr i god tid. Se til at rommet er rigget klart,
  før utøverne kommer.
• Møt kulturverter i god tid før arrangementet og deleger arbeidsoppgaver på forhånd.
• Sjekk ankomsttid for utøverne, møtested og parkering og kontaktperson på skolen.
• Nødvendig praktisk/teknisk tilrettelegging i lokalet før arrangementet

DKS-arrangement utenfor skolen?

Arrangementer som skal gjennomføres på et annet sted enn på skolen, eksempelvis på kino, teater eller naboskolen, krever en annen type planlegging. Dette kan bestå i å

• undersøke om det er behov for å bestille
  transport
• gjøre avtaler med vertskapet på lokasjonen
  om det er spesielle hensyn som må ivaretas
• avklare om egne kulturverter skal ha en rolle
  i gjennomføringen
• finne ut om det stilles spesielle forventninger
  til elevene som skal delta på arrangementet

Det er viktig at du som kulturkontakt er i kontakt med utøver i forkant av arrangementet for å sikre en god gjennomføring. Utøvere skal ta kontakt med kulturkontakt på forhånd, senest en uke før arrangementet, slik at tidspunkt for ankomst, møtested og hvem som møter utøveren er avtalt. 

Du finner kontaktinformasjon til både ansvarlig arrangør i fylkt/kommunen og til utøverne under overskriften “Kontakt” i produksjonsoversikten på dks.no.

Snakk gjerne med utøver om:

• Ankomsttid, møtested og parkering
• Nødvendige forberedelser for den praktiske gjennomføringen av arrangementet
• Hvordan kulturverter kan være til hjelp før, under og etter arrangementet
• Hvem de kan ta kontakt med dersom de har noen spørsmål

• Sørg for at utøverne blir tatt godt imot ved ankomst. Vis vei til rom som skal brukes, hent vann/kaffe/te evt. frukt og vær ellers behjelpelig.
• Sjekk med lærerne at alle elever er på plass. Ønsk velkommen og gi praktisk informasjon.
• Delta gjerne selv på arrangementet, om mulig. Hvis ikke, sørg for å delegere ansvaret for arrangementet til en annen lærer eller skoleleder.

Etter arrangementet:

• Sett av tid til å hjelpe utøvere med å pakke sammen, såkalt “nedrigg”. La gjerne kulturverter hjelpe til.
• Sørg for at utøverne blir ivaretatt som skolens gjester, helt til avreisen. De skal videre til neste skole og har begrenset tid etter gjennomført arrangement.
• Dersom det er knyttet tilbakemeldingsskjemaer til arrangementet mottar du disse per e-post i forkant, samt at du finner dem i kulturkalenderen i DKS-portalen.